Lê Duy Long
Nhân Viên
Chị Ánh (Hà Nội) có câu hỏi:
“Xin chào chuyên viên, tôi đang làm ở phòng nhân sự của một công ty mỹ phẩm. Hiện tại, có một nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với phía bên công ty và nay yêu cầu phía bên công ty chốt sổ bảo hiểm xã hội cho họ để họ tham gia bảo hiểm xã hội tại một đơn vị khác.
Công ty đặt trụ sở chính tại quận Hai Bà Trưng, Hà Nội nên công ty tham gia bảo hiểm cho tất cả người lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng. Để hỗ trợ cho người lao động tôi muốn nhờ chuyên viên tư vấn về vấn đề điều kiện và thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội? Trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có được chốt sổ không? Tôi xin cảm ơn!”
Chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội trả lời:
Xin chào chị Ánh, cảm ơn chị đã tin tưởng gửi câu hỏi đến cho đội ngũ chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội của chúng tôi. Về điều kiện, thủ tục và các vấn đề liên quan đến chốt sổ bảo hiểm xã hội, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành chuyên viên xin giải đáp như sau:
Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng
Căn cứ theo quy định tại Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 về trách nhiệm của người sử dụng lao động. Theo đó:
+ Người sử dụng lao động trong quá trình làm việc phải có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội theo quy định và hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
+ Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động để trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận về thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
+ Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận, trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại cho người lao động.
Bên cạnh đó, người lao động và người sử dụng lao động có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của hai bên như: tiền lương, thưởng, phép năm, tiền phạt... chưa thanh toán tính đến thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động.
Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động phải đảm bảo đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội của người lao động cho cơ quan bảo hiểm và không nợ tiền bảo hiểm tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
Như vậy, đối với trường hợp của chị Ánh, để chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động và công ty chị cần đảm bảo thực hiện hết nghĩa vụ với nhau. Đồng thời, bên công ty không còn nợ tiền bảo hiểm xã hội của người lao động tính đến tháng cuối cùng mà bạn làm việc.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng
Sau khi thực hiện báo giảm thành công cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng, công ty mà chị Ánh đang làm việc sẽ thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo thủ tục sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội công ty chị phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Hồ sơ chốt sổ bao gồm các giấy tờ sau đây:
– Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm (1 bản);
– Phiếu khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (1 bản);
– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động/quyết định nghỉ việc/ giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (1 bản sao);
Trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin phải kèm theo kê khai các thông tin cần thay đổi theo mẫu mẫu TK01-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017;
– Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS;
– Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ BHXH của người lao động kèm tờ rời;
Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội đến cơ quan BHXH quận Hai Bà Trưng
Công ty chị sau khi hoàn tất các hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ gửi đến cơ quan BHXH nơi tham gia bảo hiểm cho người lao động. Cách thức nộp có thể tiến hành theo các phương thức sau:
+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện
+ Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận Hai Bà Trưng tại địa chỉ: số 6, ngõ 167 đường Giải Phóng, phường Đồng Tâm, quận Hai Bà Trưng thuộc Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Bước 3: Cơ quan BHXH quận Hai Bà Trưng tiếp nhận và giải quyết chốt sổ cho người lao động
Sau khi nhận hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động từ công ty chị. Cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng sẽ xem xét hồ sơ và tiến hành chốt sổ. Trường hợp cơ quan bảo hiểm từ chối giải quyết yêu cầu chốt sổ từ người lao động sẽ phải có một văn bản thông báo nêu rõ lý do để gửi cho công ty chị biết.
Như vậy, để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, chị Ánh sẽ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện theo mẫu như trên.
Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng
Sau khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động với công ty chị. Trong thời gian 7 ngày, công ty chị phải chuẩn bị hồ sơ và nộp lên cho cơ quan bảo hiểm xã quận Hai Bà Trưng. Tuy nhiên, trong trường hợp đặc biệt, thời gian chuyển hồ sơ có thể kéo dài, tuy nhiên không được quá 30 ngày.
Trường hợp công ty chị thực hiện báo giảm và chốt hồ sơ chậm hơn so với thời gian thực tế mà người lao động nghỉ sẽ bị truy cứu thu lãi suất về việc chậm nộp hồ sơ theo quy định của bảo hiểm xã hội.
Thời gian cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng thực hiện giải quyết chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ từ công ty chị. Trường hợp hồ sơ chưa được giải quyết, đơn vị tiếp nhận hồ sơ cần có thông báo bằng văn bản ghi rõ lý do gửi đến người lao động.
Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng chậm cho người lao động có bị xử phạt không?
Căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Theo đó, mức xử phạt đối với người sử dụng lao động khi chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động được quy định như sau:
“4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
b) Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
c) Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội”.
Theo quy định nêu trên, trường hợp người sử dụng lao động chốt trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động sẽ bị xử phạt theo mức xử phạt nêu trên.
Như vậy, khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, chị Ánh cần lưu ý về thời gian để tránh trường hợp bị xử phạt theo quy định pháp luật bảo hiểm.
Bài viết trên của Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội về điều kiện, thủ tục và các vấn đề liên quan đến chốt sổ bảo hiểm xã hội. Hy vọng những thông tin trên đã giúp cho chị Ánh có thể thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng và chính xác.
“Xin chào chuyên viên, tôi đang làm ở phòng nhân sự của một công ty mỹ phẩm. Hiện tại, có một nhân viên đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với phía bên công ty và nay yêu cầu phía bên công ty chốt sổ bảo hiểm xã hội cho họ để họ tham gia bảo hiểm xã hội tại một đơn vị khác.
Công ty đặt trụ sở chính tại quận Hai Bà Trưng, Hà Nội nên công ty tham gia bảo hiểm cho tất cả người lao động tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng. Để hỗ trợ cho người lao động tôi muốn nhờ chuyên viên tư vấn về vấn đề điều kiện và thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội? Trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có được chốt sổ không? Tôi xin cảm ơn!”
Chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội trả lời:
Xin chào chị Ánh, cảm ơn chị đã tin tưởng gửi câu hỏi đến cho đội ngũ chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội của chúng tôi. Về điều kiện, thủ tục và các vấn đề liên quan đến chốt sổ bảo hiểm xã hội, căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành chuyên viên xin giải đáp như sau:
Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng
Căn cứ theo quy định tại Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 về trách nhiệm của người sử dụng lao động. Theo đó:
+ Người sử dụng lao động trong quá trình làm việc phải có trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội theo quy định và hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
+ Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động để trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận về thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
+ Khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận, trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại cho người lao động.
Bên cạnh đó, người lao động và người sử dụng lao động có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của hai bên như: tiền lương, thưởng, phép năm, tiền phạt... chưa thanh toán tính đến thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động.
Để chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người sử dụng lao động phải đảm bảo đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội của người lao động cho cơ quan bảo hiểm và không nợ tiền bảo hiểm tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.
Như vậy, đối với trường hợp của chị Ánh, để chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động và công ty chị cần đảm bảo thực hiện hết nghĩa vụ với nhau. Đồng thời, bên công ty không còn nợ tiền bảo hiểm xã hội của người lao động tính đến tháng cuối cùng mà bạn làm việc.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng
Sau khi thực hiện báo giảm thành công cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng, công ty mà chị Ánh đang làm việc sẽ thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo thủ tục sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội công ty chị phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Hồ sơ chốt sổ bao gồm các giấy tờ sau đây:
– Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm (1 bản);
– Phiếu khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 (1 bản);
– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động/quyết định nghỉ việc/ giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (1 bản sao);
Trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin phải kèm theo kê khai các thông tin cần thay đổi theo mẫu mẫu TK01-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017;
– Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS;
– Sổ BHXH hoặc tờ bìa sổ BHXH của người lao động kèm tờ rời;
Bước 2: Nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội đến cơ quan BHXH quận Hai Bà Trưng
Công ty chị sau khi hoàn tất các hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ gửi đến cơ quan BHXH nơi tham gia bảo hiểm cho người lao động. Cách thức nộp có thể tiến hành theo các phương thức sau:
+ Nộp hồ sơ qua đường bưu điện
+ Nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận Hai Bà Trưng tại địa chỉ: số 6, ngõ 167 đường Giải Phóng, phường Đồng Tâm, quận Hai Bà Trưng thuộc Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Bước 3: Cơ quan BHXH quận Hai Bà Trưng tiếp nhận và giải quyết chốt sổ cho người lao động
Sau khi nhận hồ sơ chốt sổ BHXH cho người lao động từ công ty chị. Cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng sẽ xem xét hồ sơ và tiến hành chốt sổ. Trường hợp cơ quan bảo hiểm từ chối giải quyết yêu cầu chốt sổ từ người lao động sẽ phải có một văn bản thông báo nêu rõ lý do để gửi cho công ty chị biết.
Như vậy, để thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, chị Ánh sẽ chuẩn bị hồ sơ và thực hiện theo mẫu như trên.
Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng
Sau khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động với công ty chị. Trong thời gian 7 ngày, công ty chị phải chuẩn bị hồ sơ và nộp lên cho cơ quan bảo hiểm xã quận Hai Bà Trưng. Tuy nhiên, trong trường hợp đặc biệt, thời gian chuyển hồ sơ có thể kéo dài, tuy nhiên không được quá 30 ngày.
Trường hợp công ty chị thực hiện báo giảm và chốt hồ sơ chậm hơn so với thời gian thực tế mà người lao động nghỉ sẽ bị truy cứu thu lãi suất về việc chậm nộp hồ sơ theo quy định của bảo hiểm xã hội.
Thời gian cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng thực hiện giải quyết chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đầy đủ từ công ty chị. Trường hợp hồ sơ chưa được giải quyết, đơn vị tiếp nhận hồ sơ cần có thông báo bằng văn bản ghi rõ lý do gửi đến người lao động.
Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng chậm cho người lao động có bị xử phạt không?
Căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Theo đó, mức xử phạt đối với người sử dụng lao động khi chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động được quy định như sau:
“4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
b) Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
c) Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội”.
Theo quy định nêu trên, trường hợp người sử dụng lao động chốt trả sổ bảo hiểm xã hội chậm cho người lao động sẽ bị xử phạt theo mức xử phạt nêu trên.
Như vậy, khi thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, chị Ánh cần lưu ý về thời gian để tránh trường hợp bị xử phạt theo quy định pháp luật bảo hiểm.
Bài viết trên của Tổng đài tư vấn bảo hiểm xã hội về điều kiện, thủ tục và các vấn đề liên quan đến chốt sổ bảo hiểm xã hội. Hy vọng những thông tin trên đã giúp cho chị Ánh có thể thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội một cách nhanh chóng và chính xác.
Sửa lần cuối:
Vận hành bởi Trương Anh Vũ® 
Trung Nghĩa, Hòa Ninh, Hòa Vang, TP Đà Nẵng, Việt Nam 
