Lê Duy Long
Nhân Viên
Anh Mạnh (Lào Cai) có gửi câu hỏi như sau:
“Tôi đang làm việc cho một công ty thực phẩm tại quận 10, thành phố Hồ Chí Minh. Khi làm việc tại đây, tôi có tham gia bảo hiểm xã hội quận 10. Sau một khoảng thời gian cân nhắc, tôi đã quyết định nộp đơn xin nghỉ việc ở công ty hiện tại và tìm một công ty mới. Công ty mới yêu cầu tôi phải nộp lại sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ để làm thủ tục cho tôi tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội nhưng công ty cũ hiện vẫn chưa chốt và trả sổ cho tôi.
Kể từ lúc tôi nghỉ việc ở công ty cũ đến nay là được khoảng 5 ngày rồi. Vì vậy tôi muốn hỏi các anh chị chuyên viên tư vấn là tôi có đủ điều kiện để được chốt sổ bảo hiểm xã hội chưa? Thời gian giải quyết thủ tục này là bao lâu? Và trong trường hợp công ty cũ chậm chốt và trả sổ cho tôi thì có bị phạt không?
Rất mong được anh chị giải đáp, tôi xin cảm ơn!”
Phần giải đáp:
Rất cảm ơn anh Mạnh đã tin tưởng và gửi những thắc mắc của mình đến cho chúng tôi. Căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành, chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội xin giải đáp cho vấn đề của anh như sau
Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội quận 10
Đầu tiên là về điều kiện để được chốt sổ bảo hiểm xã hội sau khi xin nghỉ việc.
Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định trong quá trình người lao động tham gia làm việc tại đơn vị, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên và khi kết thúc hợp đồng, công ty có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Cụ thể, Điều 21 quy định về Trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:
“2. Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 86 và hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 85 của Luật này để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Vì vậy, người lao động sẽ được chốt sổ bảo hiểm chỉ khi người sử dụng lao động đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc.
Theo đó, trong trường hợp của anh Mạnh, công ty cũ của anh phải đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận 10 và không nợ đến tháng cuối anh làm việc tại công ty thì anh mới được chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận 10
Dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành, để có thể thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động và người sử dụng lao động cần phải làm các thủ tục sau:
Đối với người lao động
Mặc dù trách nhiệm trong thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là thuộc về người sử dụng lao động và cơ quan BHXH, tuy nhiên để có thể được chốt sổ bảo hiểm xã hội thì đầu tiên người lao động sẽ phải yêu cầu được chốt sổ bảo hiểm xã hội. Cụ thể:
– Đối với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc: Phải gửi yêu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội đến người sử dụng lao động để được chốt sổ.
– Đối với những người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện: Cần mang sổ bảo hiểm xã hội cùng thẻ căn cước công dân (chứng minh thư nhân dân) đến cơ quan bảo hiểm xã hội để được chốt sổ.
Sau khi nhận được yêu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội từ người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ làm các thủ tục để chốt sổ cho người lao động.
Đối với người sử dụng lao động
Để chốt sổ cho người lao động sau khi được yêu cầu hoặc khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động tiến hành làm thủ tục chốt sổ như sau:
Sau khi người sử dụng lao động tiếp nhận yêu cầu chốt sổ BHXH, yêu cầu người lao động nộp sổ BHXH (nếu người lao động giữ sổ BHXH) sau đó thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
Người sử dụng lao động làm hồ sơ báo giảm lao động gồm những tài liệu dưới đây:
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định số 959/QĐ-BHXH.
– Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).
– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).
– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
Sau khi đã hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý hồ sơ BHXH của người lao động.
Bước 2: Chốt sổ BHXH
Theo quy định tại Tiết 1.2 điểm b khoản 1 điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH hồ sơ để chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ bao gồm những loại tài liệu giấy tờ sau:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
– Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
– Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ
– Toàn bộ tờ rời của sổ BHXH thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
– 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS.
– Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
Người sử dụng lao động sau khi hoàn tất các hồ sơ sẽ nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Trong trường hợp thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động cùng nhau thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH của người được chốt sổ.
Như vậy, nếu anh Mạnh tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cần gửi yêu câu chốt sổ bảo hiểm xã hội cho công ty cũ để được chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trong trường hợp, anh tham gia bảo hiểm từ nguyện, cần mang CCCD hoặc CMND đến cơ quan bảo hiểm xã hội quận 10 để thực hiện thủ tục chốt sổ.
Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận 10
Trong vòng 7 ngày sau khi người lao động thôi việc tại công ty, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Trong trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế của người lao động thì người sử dụng lao động sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của Luật BHXH năm 2014.
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ là thời gian để cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ. Người lao lao động nếu chờ quá 10 ngày mà chưa được giải quyết phải liên hệ với đơn vị, doanh nghiệp và cơ quan BHXH để nắm được các thông tin cần thiết. Trong trường hợp hồ sơ chưa được giải quyết đơn vị BHXH bắt buộc phải có thông báo bằng văn bản ghi rõ lý do.
Theo quy định trên, trong vòng 7 ngày khi anh Mạnh nghỉ việc, công ty cũ của anh cần nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội
Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội quận 10 chậm cho người lao động có bị xử phạt không?
Cuối cùng, nếu người sử dụng lao động chậm chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
+ Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
+ Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
+ Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
+ Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.
Như vậy, trong trường hợp công ty anh Mạnh chốt và trả sổ cho người lao động muộn quá thời hạn quy định thì khi bị phát hiện, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính. Mức xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng. Ngoài ra, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về pháp luật liên quan đến vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội mà các chuyên viên tư vấn đã cung cấp để giải đáp cho những vướng mắc của anh Mạnh. Hy vọng phần giải đáp trên đã giúp anh Mạnh giải quyết được các vướng mắc đang gặp phải.
“Tôi đang làm việc cho một công ty thực phẩm tại quận 10, thành phố Hồ Chí Minh. Khi làm việc tại đây, tôi có tham gia bảo hiểm xã hội quận 10. Sau một khoảng thời gian cân nhắc, tôi đã quyết định nộp đơn xin nghỉ việc ở công ty hiện tại và tìm một công ty mới. Công ty mới yêu cầu tôi phải nộp lại sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ để làm thủ tục cho tôi tiếp tục đóng bảo hiểm xã hội nhưng công ty cũ hiện vẫn chưa chốt và trả sổ cho tôi.
Kể từ lúc tôi nghỉ việc ở công ty cũ đến nay là được khoảng 5 ngày rồi. Vì vậy tôi muốn hỏi các anh chị chuyên viên tư vấn là tôi có đủ điều kiện để được chốt sổ bảo hiểm xã hội chưa? Thời gian giải quyết thủ tục này là bao lâu? Và trong trường hợp công ty cũ chậm chốt và trả sổ cho tôi thì có bị phạt không?
Rất mong được anh chị giải đáp, tôi xin cảm ơn!”
Phần giải đáp:
Rất cảm ơn anh Mạnh đã tin tưởng và gửi những thắc mắc của mình đến cho chúng tôi. Căn cứ vào các quy định của pháp luật hiện hành, chuyên viên tư vấn bảo hiểm xã hội xin giải đáp cho vấn đề của anh như sau
Điều kiện chốt sổ bảo hiểm xã hội quận 10
Đầu tiên là về điều kiện để được chốt sổ bảo hiểm xã hội sau khi xin nghỉ việc.
Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định trong quá trình người lao động tham gia làm việc tại đơn vị, người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên và khi kết thúc hợp đồng, công ty có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Cụ thể, Điều 21 quy định về Trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:
“2. Đóng bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 86 và hằng tháng trích từ tiền lương của người lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 85 của Luật này để đóng cùng một lúc vào quỹ bảo hiểm xã hội.
5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
Vì vậy, người lao động sẽ được chốt sổ bảo hiểm chỉ khi người sử dụng lao động đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà người lao động làm việc.
Theo đó, trong trường hợp của anh Mạnh, công ty cũ của anh phải đóng đầy đủ tiền bảo hiểm xã hội cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận 10 và không nợ đến tháng cuối anh làm việc tại công ty thì anh mới được chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận 10
Dựa trên các quy định của pháp luật hiện hành, để có thể thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội, người lao động và người sử dụng lao động cần phải làm các thủ tục sau:
Đối với người lao động
Mặc dù trách nhiệm trong thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội là thuộc về người sử dụng lao động và cơ quan BHXH, tuy nhiên để có thể được chốt sổ bảo hiểm xã hội thì đầu tiên người lao động sẽ phải yêu cầu được chốt sổ bảo hiểm xã hội. Cụ thể:
– Đối với người lao động tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc: Phải gửi yêu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội đến người sử dụng lao động để được chốt sổ.
– Đối với những người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện: Cần mang sổ bảo hiểm xã hội cùng thẻ căn cước công dân (chứng minh thư nhân dân) đến cơ quan bảo hiểm xã hội để được chốt sổ.
Sau khi nhận được yêu cầu chốt sổ bảo hiểm xã hội từ người lao động, người sử dụng lao động và cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ làm các thủ tục để chốt sổ cho người lao động.
Đối với người sử dụng lao động
Để chốt sổ cho người lao động sau khi được yêu cầu hoặc khi người lao động nghỉ việc, người sử dụng lao động tiến hành làm thủ tục chốt sổ như sau:
Sau khi người sử dụng lao động tiếp nhận yêu cầu chốt sổ BHXH, yêu cầu người lao động nộp sổ BHXH (nếu người lao động giữ sổ BHXH) sau đó thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Báo giảm lao động
Người sử dụng lao động làm hồ sơ báo giảm lao động gồm những tài liệu dưới đây:
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định số 959/QĐ-BHXH.
– Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).
– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).
– Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
Sau khi đã hoàn tất hồ sơ, người sử dụng lao động gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH đang trực tiếp quản lý hồ sơ BHXH của người lao động.
Bước 2: Chốt sổ BHXH
Theo quy định tại Tiết 1.2 điểm b khoản 1 điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH hồ sơ để chốt sổ bảo hiểm xã hội sẽ bao gồm những loại tài liệu giấy tờ sau:
– Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
– Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
– Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ
– Toàn bộ tờ rời của sổ BHXH thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
– 01 công văn chốt sổ của đơn vị - mẫu D01b-TS.
– Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
Người sử dụng lao động sau khi hoàn tất các hồ sơ sẽ nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Trong trường hợp thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động cùng nhau thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần. Cơ quan BHXH sẽ giải quyết nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH của người được chốt sổ.
Như vậy, nếu anh Mạnh tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cần gửi yêu câu chốt sổ bảo hiểm xã hội cho công ty cũ để được chốt sổ bảo hiểm xã hội. Trong trường hợp, anh tham gia bảo hiểm từ nguyện, cần mang CCCD hoặc CMND đến cơ quan bảo hiểm xã hội quận 10 để thực hiện thủ tục chốt sổ.
Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội quận 10
Trong vòng 7 ngày sau khi người lao động thôi việc tại công ty, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH. Trong trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày. Nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế của người lao động thì người sử dụng lao động sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của Luật BHXH năm 2014.
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ là thời gian để cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ. Người lao lao động nếu chờ quá 10 ngày mà chưa được giải quyết phải liên hệ với đơn vị, doanh nghiệp và cơ quan BHXH để nắm được các thông tin cần thiết. Trong trường hợp hồ sơ chưa được giải quyết đơn vị BHXH bắt buộc phải có thông báo bằng văn bản ghi rõ lý do.
Theo quy định trên, trong vòng 7 ngày khi anh Mạnh nghỉ việc, công ty cũ của anh cần nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội
Chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội quận 10 chậm cho người lao động có bị xử phạt không?
Cuối cùng, nếu người sử dụng lao động chậm chốt và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Cụ thể:
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
+ Không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng; không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc có hiệu lực;
+ Không lập danh sách người lao động hoặc không lập hồ sơ hoặc không nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 102, khoản 1 Điều 103, khoản 1 Điều 110, khoản 2 Điều 112 của Luật Bảo hiểm xã hội; khoản 1 Điều 59, khoản 1 Điều 60 của Luật An toàn, vệ sinh lao động;
+ Không giới thiệu người lao động thuộc đối tượng quy định tại Điều 47 của Luật An toàn, vệ sinh lao động và Điều 55 của Luật Bảo hiểm xã hội đi khám giám định suy giảm khả năng lao động tại Hội đồng Giám định y khoa;
+ Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5 Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội.
Như vậy, trong trường hợp công ty anh Mạnh chốt và trả sổ cho người lao động muộn quá thời hạn quy định thì khi bị phát hiện, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính. Mức xử phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng. Ngoài ra, mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về pháp luật liên quan đến vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội mà các chuyên viên tư vấn đã cung cấp để giải đáp cho những vướng mắc của anh Mạnh. Hy vọng phần giải đáp trên đã giúp anh Mạnh giải quyết được các vướng mắc đang gặp phải.
Sửa lần cuối:
Vận hành bởi Trương Anh Vũ® 
Trung Nghĩa, Hòa Ninh, Hòa Vang, TP Đà Nẵng, Việt Nam 
